档案的力量——国科大新园区建设项目档案工作纪实

  • 档案馆、基建处 (档案馆、基建处)
  • 创建于 2019-02-01
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  2018年12月11-12日,对于中国科学院大学(以下简称“国科大”)负责新园区建设项目档案工作的同志来说,是紧张又特殊的两天,新园区建设项目档案专业组验收会将在雁栖湖校区举行,这是新园区建设验收工作链的终端环节,也是至关重要的环节,档案出现任何问题,都会影响整个项目的最后验收。

  档案验收会现场气氛安静而凝重,每个参与新园区档案项目的人员都做好了充分的准备工作,迎接专家们的现场审查。档案验收现场检查中,7名验收专家分专业详细检查每一卷档案。3193卷档案整整齐齐地排列在桌子上,它们记载着新园区建设项目完整历程。

  验收专家根据国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》和《中国科学院基本建设项目档案建档规范》等文件要求,在听取了新园区建设项目档案验收报告,审阅了项目档案自查报告后,现场对项目档案进行仔细抽查。随着档案一卷卷被打开,历时15年之久,新园区建设过往的每一次考察调研、每一次激烈的讨论会、每个地点给排水管道的走向都再次重现,清晰而准确。穿梭于历史与现实中,使现场每个人顿生敬意。

  经过综合评审,新园区建设项目基建档案最终以专业素质过硬的人才队伍、合理的档案工作网络、严谨的项目档案全过程管理思路、健全的制度规范及培训评估体系、高质量的档案材料,赢得验收专家一致好评,顺利通过验收。

  验收会结束后,所有负责新园区建设项目档案工作的人员都感到欢欣和鼓舞,是喜悦,是感动。感动于学校领导的大力支持、感动于档案馆工作人员验收前期的鼎力指导与配合,感动于同事之间的互勉,更感动于每个人对档案工作的责任、用心与无悔坚守。

  回忆起新园区建设项目档案工作的整个运行过程,负责档案工作的同志如数家珍。

  新园区建设项目档案是在新园区建设过程中形成的、具有保存价值的各类原始数据,她真实地记录和保存新园区建设的完整历程,可为我校未来整体规划、管理、改建、扩建工作提供重要依据与凭证作用。因此,从项目一开始,学校各级领导就给予了高度重视。

  在档案工作人员队伍建设方面,选派档案专业管理人员专门负责档案工作,并通过劳务派遣方式聘用有工程资料管理经验的专业资料员对施工、监理资料进行专业性审查。在资料管理的硬件条件上,学校给予优先保障,2011年起专门配备200多平米办公用房。在人员和办公场所得到根本保障的前提下,新园区建设项目档案工作有条不紊地开展起来。国科大档案馆作为档案业务主管部门,在项目开启初期即根据中国科学院档案馆档案验收要求,并结合项目实际情况,制定了切实可行的新园区档案分类原则及方案,合理清晰的分类方案,使千头万绪、杂乱无章的基建材料各有所归,为后续档案的收集、分类、整理工作奠定重要基础。

  新园区建设项目档案能按时顺利验收通过,还得益于采取全过程管理的工作思路,建立健全制度保障体系,重点抓关键流程管理。在档案的形成、组卷、整改等关键节点加大监督管理力度。在合同审批、工程进度款支付工作中,加强审批流程管理。保障项目档案及时同步形成、保障项目档案的真实有效性。严格做到工程款支付与档案完成情况挂钩,促使施工单位按照归档要求按时完成档案整改和移交。

  另外,新园区建设项目档案的组卷工作采取多种有效措施,督促和约束各参建单位高质量完成档案组卷工作。新园区建设项目档案组卷标准是科学院标准(国标),各参建单位执行的是地方标准(地标),标准的不统一使参建单位资料员不得要领,给组卷工作造成了相当大的难度。为高效率推进档案组卷工作,加强施工单位对档案工作的重视程度,国科大分别于2014年11月、2015年5月和6月,三次组织召开参建单位资料管理培训会,对施工单位资料员进行“国标”培训工作;同时要求施工单位资料员持证上岗,要求资料管理“三同步”(同步形成、同步收集、同步整理),以及开展施工档案自纠自查和资料检查评分活动。以上措施调动了施工方积极性,取得明显成效。2016年1月18-19日,中国科学院档案馆组织新园区西区项目档案阶段性验收会,会上提出了很多宝贵意见和建议,也使后续新园区建设项目档案工作有了更多提高与完善。未来国科大将陆续研究制定新的发展规划,绘制新的建设蓝图,新园区建设项目档案管理经验将在我校新的基本建设项目中发挥重要作用。

  习近平总书记指出:“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。”档案,就是一段段凝固的历史,以沉默的情状,生长着撼人心魄的力量,作为一种特殊载体,她物化了记忆,使我们对历史的触摸具有了真实感。

  新园区建设项目档案工作是国科大档案工作的一个成功案例与缩影。未来,学校将迅速发展,各类档案所承载的内容也更加厚重,为校管档、为校守史、为师生服务是国科大档案馆的重要职责。在未来工作中,国科大档案馆将不忘初心,不懈不止,紧紧围绕学校发展重心,顺应档案信息化、智能化管理大趋势,主动深入师生,准确了解掌握档案服务及开发方向,自觉运用法治思维,构建安全、规范、高效、专业的档案工作平台,为实现国科大跨入世界一流大学的伟大目标贡献智慧和力量。

分管新园区建设的国科大党委副书记、常务副校长王艳芬从始至终关心新园区建设项目档案工作,在2015年10月东校区启用之际,邀请中国科学院档案馆潘亚男研究馆员来校指导新园区建设项目档案工作

 

2018年12月12日,国科大副校长牛晓莉、中国科学院档案馆馆长潘亚男研究馆员听取档案专业验收意见

新园区建设项目档案3193卷,相当于3倍钟楼高度

2016年5月12日,中国科学院档案馆组织基建管理人员观摩学习新园区建设项目档案管理经验

 

责任编辑:余玉婷